Principes
De nombreux établissements seront donc tenus, dès 2015, de travailler avec un Système de caisse enregistreuse (en abrégé SCE). La mise en service sera effectuée par phases.
Le SCE se compose de 3 éléments :
- Une caisse certifiée.
- Un module de contrôle certifié (= boîte noire).
- Une carte de signature TVA (VAT Signing Card).
Ces trois éléments seront liés de manière indissociable. Le SCE ne fonctionnera pas en l’absence d’un de ces éléments. La caisse sera reliée au module de contrôle, dans lequel la carte de signature TVA sera ensuite introduite.
Quelles sont les objectifs de l’instauration de la caisse enregistreuse avec boîte noire pour l’établissement ?
Enregistrement des commandes des clients
L’instauration de la caisse enregistreuse avec boîte noire signifie que toutes les commandes des clients devront être enregistrées via cette caisse. Un ticket de caisse devra être remis à chaque client. Ce ticket sera le seul document TVA valable et devra comporter certaines mentions obligatoires (= souche TVA). De cette manière, tous les revenus de la vente seront enregistrés officiellement via la caisse enregistreuse.
Enregistrement des travailleurs
Chaque utilisateur de la caisse devra être enregistré dans la caisse à l’aide de son NISS. Il ne sera plus possible d’effacer des enregistrements, il sera seulement possible d’apporter des corrections.
Quels employeurs devront utiliser une caisse enregistreuse ?
A partir du 1er janvier 2015, tous les établissements horeca, dont minimum 10 % du chiffre d’affaires proviennent des services de restaurant et de restauration (repas) seront obligés de disposer d’une caisse enregistreuse (SCE).
Le calcul est effectué par établissement.
L’employeur devra procéder au calcul suivant :
(Chiffres d’affaires des services de restaurant et de restauration x 100) / Chiffre d’affaires total de vos activités Horeca = %
N’entreront pas en ligne de compte pour le calcul du chiffre d’affaires des services de restaurant et de restauration :
- Les repas à emporter.
- Les boissons.
Entreront en ligne de compte pour le calcul du chiffre d’affaires des activités Horeca :
- Tous les repas, c.-à-d. tant ceux consommés sur place que ceux à emporter.
- Toutes les boissons, c.-à-d. tant celles consommées sur place que celles à emporter.
- Toutes les ventes alimentaires.
- Toutes les autres activités Horeca, et donc aussi les activités annexes que vous exercez et portez en compte pour pouvoir effectuer vos activités Horeca, telles que la location d’une salle de fête, le montage et démontage d’une tente dans un jardin pour un service de traiteur pour une fête, l’indemnité de déplacement portée en compte, etc.
Le seuil de 10 % devra être calculé chaque année au 1er janvier sur base de l’année précédente. Cependant, une fois que le seuil de 10 % sera atteint, le SCE sera obligatoire, même si cette limite n’est plus atteinte les années suivantes.
Quelles démarches devra entreprendre l’employeur et dans quel délai ?
Etape 1
L’employeur devra dans un premier temps calculer en janvier 2015, s’il atteint le seuil de 10 % du chiffre d’affaires en 2014.
Etape 2
Si l’employeur est tenu d’utiliser le SCE, il devra s’inscrire auprès du SPF Finances pour le 28/02/2015 au plus tard. L’employeur devra enregistrer tous les établissements où il installera un SCE. L’employeur devra se rendre sur le site www.systemedecaisseenregistreuse.be, il devra cliquer sur « Module d’enregistrement SCE – exploitants » dans la colonne de droite. Après l’enregistrement, l’employeur recevra du SPF Finances une date ultime d’implémentation de la caisse. Il s’agira d’une des dates suivantes : 30/06/2015, 30/09/2015 ou 31/12/2015.
Etape 3
Une fois enregistré, l’employeur pourra commander une caisse enregistreuse certifiée auprès d’un fournisseur certifié et un module de contrôle. L’employeur pourra accéder à une liste de ces fournisseurs via les liens suivants :
http://minfin.fgov.be/gkssce/caisse-enregistreuse/liste-SCE.htm
http://minfin.fgov.be/gkssce/caisse-enregistreuse/liste-FDM.htm
Etape 4
Ce n’est qu’après que l’installation de la caisse et du module de contrôle par le fournisseur que l’employeur pourra demander les cartes de signature TVA au SPF Finances. L’employeur devra se connecter au même module d’enregistrement et indiquer les numéros de production uniques de la caisse et du module de contrôle.
Etape 5
L’employeur devra toujours tenir à disposition des souches TVA au cas où l’employeur devrait rencontrer un problème technique avec la caisse. Si nécessaire, l’employeur pourra commander celles-ci auprès d’un imprimeur agréé repris dans la liste suivante :
http://fiscus.fgov.be/interfaoiffr/ErkendeDrukkers/Liste_imprimeurs_agrees_TVA_F.pdf
Etape 6
Au plus tard à la date ultime d’implémentation qui aura été communiquée à l’employeur à l’étape 2, la SCE devra être en service. L’employeur devra, à partir de ce jour, enregistrer toutes les opérations via la caisse et transmettre un ticket de caisse à chaque client. Ces obligations débuteront donc au plus tôt au 30/06/2015.